دیتا اینتری

دیتا اینتری؛ ماهیت، ملاحظات و مزایا

دیتا اینتری (Data Entry) یا همان درج یا ورود داده ها از جمله فعالیت هایی که با روی کار آمدن فناوریهای جدید دچار تغییر و تحولاتی شده است، که توجه به این قبیل تغییر و تحولات می تواند داده ها را در شکلی مناسب و متناسب با نیاز مخاطب و همچنین منطبق با فناوریهای نوین در اختیار کاربران قرار دهد.

همانگونه که احتمالا می دانید دیتا اینتری به طوری سنتی نوعی کار دفتری است که شامل استفاده از فرایندهای مختلف مانند تایپ کردن و ضبط صدا برای ورود داده به رایانه است. اما این فعالیت با روی کارآمدن بسترهای آنلاینی که داده ها در آن قرار می گیرند، الزاماتی دارند که رعایت آنها نیازمند تخصص و دانش کافی در این زمینه است.

اهیمت توجه به این تخصص و دانش باعث شکل گیری شرکت هایی شده که دیتا اینتری یا همان ورود داده ها را به صورت تخصصی انجام می دهند و با دانش و تجربه ای که در این زمینه دارند، می توانند داده ها را به شکلی مؤثر بارگذاری نمایند.

از جمله نکاتی که در دیتا انتری اهمیت ویژه دارد، قالب پیاده سازی آنها و توجه به الگوریتم های مختلفی است که در فضای اینترنت وجود دارد و این الگوریتم ها داده هایی را بهتر تشخیص می دهند که بر اساس استانداردهای آنها شکل گرفته باشد. بنابراین می توان بیان کرد که دیتا اینتری اگرچه در گذشته شغلی نسبتا آماتور بوده اسـت، اما در حال حاضر نیازمند تخصص و برخورداری از دانش روز نسبت به محیط مجازی است.

 

دیتا اینتری؛ ماهیت، ملاحظات و مزایا

کارمندان دیتا اینتری در صنایع مختلفی از جمله مراقبت های بهداشتی، دارایی، خرده فروشی و حمل و نقل فعالیت می کنند.  بسیاری از شرکت ها در طول یک روزکاری به افراد نیاز دارند تا یادداشت های جلسات را رونویسی کنند، داده های خام را به پایگاه داده اضافه کنند و ارقام فروش را به بستر های الکترونیکی اضافه کنند. اگر این قبیل فعالیت ها با آگاهی از استاندارهای فضای آنلاین انجام شود، می تواند مسیر پیشرفت شرکت ها و مراکز را هموارتر سازد.

اگر در گذشته، دیتا اینتری به معنای کار با تجهیزات (غالباً یک صفحه کلید) برای ورود داده های حروف الفبا، عددی یا نمادین به سیستم شرکت بود، امروز علاوه بر این قبیل وظایف داشتن برخی از تخصص های مرتبط با فضای آنلاین نیز به آن افزوده شده است.

در این صنعت که به طور سنتی مشاغل مختلفی از جمله تایپیست، رمزگذار، رونویسی یا پردازش کلمه وجود داشت، امروز تخصصی های دیگر همچون گرافیست حرفه ای، تولید کننده محتوای حرفه ای به صورت متنی، ویدئویی، و گرافیکی نیز به آن اضافه شده است.

لازمه ی انجام وارد کردن داده ها توسط یک متخصص

وارد کننده ی داده ها در دیتا اینتری نقش ورود اطلاعات شامل منابع مختلف را به سیستم رایانه ای شرکت برای پردازش و مدیریت بر عهده دارد. داوطلبی که در دیتا اینتری کار می کند، باید به طور کارآمد مقدار زیادی از اطلاعات را که اغلب حساس یا محرمانه هستند، مدیریت کند. یکپارچگی هر شرکت بر اساس داده هایی است که آنها تولید می کنند و عملکرد آنها اهمیت تاثیر دیتا اینتری را تأیید می کند. هرگونه اطلاعات وارد شده بوسیله ی تیم دیتا اینتری توسط افراد دیگری برای ارجاع یا گزارش استفاده خواهد شد.

همچنین متصدیان ورود داده ها می توانند به حساب های دیگر یا کارهایی مانند پردازش فاکتورها برای پرداخت و بررسی و پردازش سفارشات کمک کنند. ممکن است برخی از مسئولیت های اضافی زیر توسط متصدیان ورود داده ها انجام پذیرد:

  • بازیابی سوابق و پرونده های الکترونیکی از پایگاه داده
  • مرتب سازی و سازماندهی سوابق یا یادداشت های کاغذی پس از ورود اطلاعات
  • آماده سازی مواد یا پرونده های دیجیتالی برای چاپ
  • آشنا به اصول نگارش در محیط آنلاین
  • جمع آوری داده ها و وارد کردن آنها به پایگاه های داده
  • بررسی سوابق برای دقت بیشتر
  • به روزرسانی پایگاه داده با اطلاعات جدید یا اصلاح شده در صورت لزوم
  • بازیابی سوابق و پرونده های الکترونیکی از پایگاه داده

مشخصات و صلاحیت های یک متصدی دیتا اینتری

یک متصدی دیتا اینتری بمنظور وارد کردن هرچه صحیح تر و سریعتر داده ها، از پیش نیاز به آموزش ها و صلاحیت هایی دارد. علت این حساسیت بازخورد و تاثیراتی است که داده های تحت عملکرد وی می توانند بر طرفین ذی نفع بگذارند. بهمین خاطر این فرد باید با توجه به موارد زیر گزینش و نهایتا تحت آموزش قرار بگیرد.

تحصیلات

الزامات آموزشی متصدیان دیتا اینتری براساس موقعیت و مسئولیت های آن متفاوت است. اگرچه در گذشته با هر سطح تحصیلی و با هر میزان تجربه کاری می شد، این فعالیت را انجام داد، اما امروز مهارت های مورد نیاز برای وارد کننده داد ها تغییر کرده است. آگاهی با نرم افزارهای مختلف متنی، ویدئویی، و گرافیکی در کنار آشنایی با الزامات محیط مجازی از جمله مهارت های مورد نیاز برای انجام این فعالیت در شرایط فعلی است.

آموزش

متصدیان دیتا اینتری معمولاً در حین کار آموزش می بینند. در اکثر صنایع، این آموزش شامل روش های دفتری و اداری، استفاده از برنامه های رایانه ای، استفاده از تجهیزات اداری، آشنایی با بهترین فرایندها برای استفاده از سازمان و پایگاه داده و سایر نیازهای فنی است. این آموزش ممکن است تا یک ماه طول بکشد.

گواهینامه ها

بیشتر موقعیت های دفتری یک متصدی دیتا اینتری به گواهینامه خاصی احتیاج ندارند. افراد حرفه ای که می خواهند قبل از استخدام مهارت کسب کنند ممکن است در یک برنامه گواهی در یک آموزشگاه فنی یا کارگاه عملی در موسسات ثبت نام کنند. این برنامه ها می توانند به عنوان برنامه های آموزشی در جایگزینی برنامه های نظری کامل باشند. در آنجا به داوطلبین می آموزند که چگونه از برنامه های رایانه ای به طور اساسی استفاده کنند و چگونه انواع مختلف داده ها را به انواع مختلف پایگاه داده وارد کنند.

مهارت ها

متصدیان دیتا اینتری برای موفقیت باید ترکیبی از مهارت ها را داشته باشند. مهارت های مربوط و مهمی که آنها باید توسعه دهند عبارتند از:

توجه به جزئیات

وارد کردن مقادیر زیادی داده در صفحه گسترده یا پایگاه داده آنلاین و بررسی داده ها، به دقت فراوانی نیاز دارد. به همین دلیل کارمند موفق به هنگام ورود اطلاعات باید جزئیات گرا باشد تا از صحت و اطمینان از زمان صرف شده برای بررسی داده ها در برابر اسناد، اطمینان حاصل کند.

انعطاف پذیری

بسیاری از متصدیان دیتا اینتری در محیط هایی با سرعت بالا کار می کنند که نیاز به انعطاف پذیری و کارآیی دارند. آنها ضمن حفظ دقت و انجام وظایف ممکن است برای بازیابی یک پرونده یا گزارش، به پروژه ها و وظایف دیگری نیز برده شوند.

دانش کار با رایانه

ورود اطلاعات برای این کارمندان وظیفه اصلی است، بنابراین آنها باید سریع و دقیق تایپ کنند تا کارایی آنها حفظ شود. علاوه بر این ، متصدیان دیتا اینتری با سیستم های رایانه ای مختلف و پایگاه داده های آنلاین کار می کنند و این نیاز به دانش اولیه در مورد رایانه ها و توانایی یادگیری سریع سیستم های جدید دارد.

سازمان

متصدیان ورود اطلاعات باید سریع و کارآمد پرونده های پایگاه داده و سایر اسناد دیجیتالی را بازیابی و به روز کنند. وظایف آنها همچنین ممکن است آنها را ملزم به مرتب سازی و سازماندهی اسناد فیزیکی کنند که در حال دیجیتالی کردن یا ورود به سیستم آنلاین هستند. توانایی ایجاد و نگهداری سیستم های تشکیل پرونده و سازماندهی با استفاده آسان، این متخصصان را قادر می سازد تا در محل کار خود موفق شوند.

ارتباطات

این متصدیان معمولاً باید با افراد درون سازمان مانند پرسنل مدیریت یا عملیات ارتباط برقرار کنند.حتی ممکن است مجبور شوند برای جمع آوری و به روزرسانی اطلاعات پایگاه داده با مشتریان ارتباط برقرار کنند. این وظایف ممکن است به متخصص نیاز داشته باشد تا سبک ارتباطی شان را برای به دست آوردن اطلاعات مورد نیازشان تطبیق دهند.

نکته پایانی

دیتا اینتری امروز یک تخصص حرفه ای است، و هر چه به آن حرفه ای تر و تخصصی تر نگاه شود، می تواند داده های ورودی به هر بستر آنلاین و یا غیرآنلاین را به صورت مطلوب تر، متناب با اهداف سازمانی، و نیازهای مخاطبان مورد استفاده قرار دهد. در نتیجه استفاده از خدمات تخصصی و حرفه ای شرکت های ارائه دهنده خدمات دیتا اینتری یک انتخاب خردمندانه است.